仕事でしっかりと成果を出しているのに、残業はあまりなく、帰るのが早い。職場にそんな人はいませんか？
仕事を終えるのが早い人は、いくつかの特徴があるのです。今回は7つのポイントをご紹介します。
こうした点に気を付ければ、あなたも仕事を効率的に終えることができ、残業も減るかもしれませんよ。
仕事で早く帰れる人の特徴
出社後すぐに作業に取り掛からない
出社してすぐに仕事の作業に取り掛かるのではなく、その日自分が何をするのかを考えます。
1日の予定をしっかりと組み、先々のスケジュール管理をすることで、今日は何をやるべきかの優先順位付けができるようになります。
同時に、今日やることの業務ボリュームがわかり、〇時までにはこれとこれを終わらせよう、という目標の時間を逆算することができます。
一日の中で、この仕事にどれくらい時間を割こうかというタイムスケジュールを考えることで、効率よく仕事ができます。
やるべきタスクを洗い出す
仕事を抱え込みすぎて、やらなければならない仕事がぐちゃぐちゃになっている人はいませんか？
ルーティンの仕事がメインだとしても、日によってイレギュラーの仕事が発生したり、締め切りがある仕事もあって、何から手をつけたら良いかわからなくなることもあるでしょう。
そんな人はタスク表をつけてみるのをおすすめします。自分の仕事を「見える化」することで、しなければならないことが一目でわかります。
今日しなければならないことがしっかりわかるということは、逆にそれを片付けさえすればいつでも帰れるということ。今日やるべきことをしっかりと理解・完遂することで、無駄な残業も減っていきます。
また、締め切りの日付をつけて、やった仕事に〇や赤線を引いて消しこんでいけば、仕事を忘れていた！というミスも減りますよ。
作業に無駄がないかを考える
毎日同じ仕事をしていると作業手順に慣れてしまうものですが、常に「無駄はないか？」を考え続けることは、仕事時間短縮の近道です。
たとえば「いつも手書きしている書類をパソコンで作ることができないか」とか、「時間のかかる作業をもっと効率よくできないか」などと問い続け、工夫し続けることはとても大切。
手順を変えることはその時は時間もエネルギーもかかりますが、一旦修正してしまえば、それ以後の作業時間をずっと短縮することができます。
このように、効率化を追い求めて工夫していくことは、業務時間短縮に繋がるだけでなく、会社全体のコスト削減にも繋がります。
単純作業はまとめてやってしまう
仕事の中には頭を使う作業とそうでない作業があると思います。
ずっと頭を使っていると、強いストレスがかかりますし、時間が経つにつれて集中力も低下しパフォーマンスも落ちていきます。
そんな時は、手を動かしたり電話をしたりするなどの単純作業をはさみましょう。
そして単純作業の仕事は、出来るだけまとめてやってしまう方が早く片付くことが多いです。
一気に片付けてしまえば業務量も軽くなり、気分も楽になります。仕事にメリハリがつくことで効率性が働き、業務時間も減っていくことでしょう。
締め切りを意識して優先順位を考える
普段、仕事をするときは何から手を付けるようにしていますか？
とりあえず手近にあるものから手を付ける、という方もいるかもしれませんが、仕事を終えるのが早い人は常に締め切りを意識しています。
仕事を締め切り順に並べ替え、一番期限の身近いものから手を付けることは、うまく仕事を進めるための正攻法のやり方。
逆に簡単に片付けられそうなところから手をつけてしまう人は、難易度の高い仕事が後に残ってしまい、いつも締め切りギリギリでバタバタと焦ってしまうものです。
締め切りに焦って一つ仕事に集中してしまうと、終わった時にはすぐに次の仕事の締め切りがやってくる…。そうなるとなかなか残業のスパイラルから抜け出せません。
また、その他に、「上司の判断を仰がなくてはいけない仕事」「誰かの許可が必要な仕事」など、自分一人で完結しない仕事はできるだけ早くに終えるようにしましょう。
締め切りギリギリでは相手の負担になってしまいますし、重要な時に「相手が忙しくて対応してくれない」といったトラブルを防ぐことができます。
机が整理整頓されている
残業が少ない人は、机の上も綺麗に整理されているものです。そして、机が整理整頓されている人は、頭の中も整理されているものです。
机が整理されていれば、「この書類はどこに行ったっけ？」「あの道具が欲しいのに見つからない！」といった余計な時間を省くことができます。
PCのデスクトップも同様。ファイルやショートカットアイコンでデスクトップがぐちゃぐちゃになっている人は、いちいちファイルを探すのにも時間がかかってしまい非効率的です。
やるべきタスクが整理され、スケジュールがしっかり把握できていて、業務を行うためのデータや道具が把握できている、そんな人の机やPCのデスクトップは自然と綺麗になっていくものだと思います。
しっかり休憩をとる
デスクワークの人は特に、1日でどれだけ高い集中力を保てるかが勝負です。
高い集中力を保つためには、適度な休憩も必要。疲れたな、と感じたら無理せず休憩を取り、気分転換を行いましょう。
その場を立ってストレッチをしてみるとか、ドリンクを飲んで気分を変えてみるなどもよいですね。昼休みであれば外に出て空気を吸うのも良い方法です。
また、仕事中の休息だけでなく、プライベートでの休息も大切。
特に睡眠時間は十分取れていないと1日のパフォーマンスに影響します。1日7〜8時間は睡眠が取れると、疲労の回復がうまくいくと言われています。
